외국 거래처 중에 한번 제품을 가져올 때 2000불 미만 정도로 소규모로 가져오는 업체가 있다.
이 업체 담당자하고 주문을 할 때
i will order 라는 표현과 i would order 라는 표현으로 그동안 의사소통을 하였다.
will의 미래형, would는 의지를 나타날 때 사용하는 거라고 알고 있었으니까.
이것이 그동안은 잘 소통이 됐었다.
그런데 담당자가 바뀌니 예전의 방식이 통용되지 않는 경우가 생겼다. 해외 거래 영어 의사소통 의 문제가 발생했다.
“I will order”라고 표현할 때는 대개 다음 문장에 “Is them in stock?”이 들어갔기에, 재고 여부를 물어봐서 재고가 있으면 주문하겠다는 의미였다. “I would order”는 가격·재고·배송 일정 협상이 끝나고 정식으로 주문하겠다는 의미였다.
하지만 새로 바뀐 담당자는 전임자와 나 사이의 그 관계를 알지 못했던 모양이다.
더 싼 제품을 중국에서 확보해서 이미 국내로 반입했음에도 이 회사의 담당자는 한달동안 어떠한 의견도 답하거나 묻지 않고 있다가 그 물건을 보내 버리는 사건이 지난 주에 발생했다.
자기는 내가 주문을 완료한 줄로 알았다는거다.
내가 잘못한 것인지, 그쪽이 잘못한 것인지 따지자면 양쪽 모두에 책임이 있다. 달리 생각하면, 외국 제품을 수입하는 데 있어 영어를 교과서적으로 잘 할 필요가 없다는 것에 자만했던 내 방종에 대한 결과일 수도 있다.
하지만 그들 역시 내 주문에 대해 정확한 확인 절차를 거치지 않고 발송을 먼저 한 잘못이 있다.
이 사건은 잘 해결될 기미가 보이기는 하지만, 지난 주 답답한 마음은 아직 남아 있다.
이 글은 2006년 2월 해외 거래 영어 의사소통 업무 경험을 기준으로 작성된 글임을 밝혀둔다.
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해외 거래 의사소통 방식의 변화
이 글이 작성된 2006년에는 MSN 메신저와 이메일이 해외 거래 의사소통의 주요 수단이었다. 현재는 이메일 외에도 WhatsApp, WeChat, Slack 등 다양한 채널이 활용되고 있으며, 특히 중국 거래처와는 WeChat이 사실상 표준 소통 도구로 자리잡았다.
소통 채널이 다양해진 만큼, 주문 확정과 같은 중요한 의사결정은 반드시 이메일로 서면 확인하는 습관이 더욱 중요해졌다.
이메일 무역 사기 증가
해외 거래에서 이메일 의사소통이 일반화되면서 새로운 위험도 생겨났다.
이메일 무역 사기는 거래 당사자의 이메일을 해킹하거나 유사한 이메일 계정을 만들어 중간에 끼어드는 방식으로, 결제 계좌를 변경하도록 유도해 대금을 가로채는 수법이다.
대기업도 피해를 입을 만큼 정교해졌으며, 특히 영어에 익숙하지 않은 비영어권 국가의 기업들이 주요 표적이 되고 있다.
예방법으로는 이메일 발신자 정보를 반드시 확인하고, 기존 계좌가 아닌 다른 계좌로 송금 요청을 받았을 경우 전화나 팩스 등 이메일 외의 수단으로 이중 확인하는 것이 기본이다.
사전에 거래처와 ‘계좌 변경 시 이메일이 아닌 전화로 연락하자’는 약속을 해두는 것도 좋은 방법이다.
주문 확정 시 서면 확인의 중요성
이 글에서 겪은 것처럼 “주문 의사 표현”과 “주문 확정”의 경계가 모호한 상황은 지금도 빈번하게 발생한다.
KOTRA의 무역사기 예방 매뉴얼에 따르면, 담당자가 자주 교체되는 거래처와 거래할 때는 인수인계 미흡으로 인한 분쟁이 발생할 수 있으므로 관련 자료와 증빙 서류를 사전에 꼼꼼히 정리해 두는 것이 중요하다.
주문 수량, 납기일, 결제 조건을 명시한 주문서(Purchase Order)를 별도로 발행하는 습관이 이런 분쟁을 예방하는 가장 확실한 방법이다.